شرح نموذج 8:
بطاقة العهدة الحكومية

ما هي بطاقة العهدة؟

الكلمة المفتاحية: مستديم. فقط الأصناف ذات العمر الاستعمالي — التي لا تُستهلك بالاستخدام — تُسجَّل عهدةً. الأوراق والمواد الاستهلاكية لا عهدة لها.

أنواع العهد — شخصية وإدارية

محتويات البطاقة — الأصناف العادية

محتويات البطاقة — السيارات الحكومية

السيارات لها بطاقة عهدة خاصة تحتوي على حقول إضافية منصوص عليها في قواعد المستودعات:

دورة حياة العهدة

انتقال الموظف أو إنهاء خدمته

كيف تعمل بطاقة العهدة في ضبط؟

• إنشاء تلقائي من نموذج 7: عند اعتماد طلب صرف يحتوي أصنافاً مستديمة، تُنشأ بطاقة عهدة تلقائياً دون تدخل بشري.
• QR لكل أصل: كل صنف في العهدة له رمز QR يُلصَق عليه — يُمسَح لمعرفة المستلم والتاريخ وحالة العهدة في ثوانٍ.
• ربط مع الموارد البشرية: تغيير حالة الموظف في نظام HR يُطلق تنبيهاً لمراقب العهد لمعالجة البطاقات قبل اعتماد النقل.
• منع التصفية الناقصة: النظام يرفض تقنياً اعتماد أي تصفية لموظف ما زالت عليه بطاقات عهدة نشطة.
• تقارير العهد: تقرير فوري بكل عهدة حسب الموظف أو الإدارة أو الموقع أو الصنف — بضغطة واحدة.

الخلاصة

بطاقة العهدة هي سلسلة المساءلة — كل أصل حكومي مستديم له اسم مسؤول محدد عنه في كل لحظة. من وصول الصنف للمستودع حتى إرجاعه أو إتلافه، بطاقة العهدة هي الخيط الذي يربط الأصل بصاحب المسؤولية.

التالي: نموذج 9 — مستند الإرجاع، الذي يُسقِط العهدة ويُعيد الأصناف للمستودع بصورة نظامية.