شرح نموذج 1:
إشعار استلام مؤقت لأصناف تحت الفحص

المشكلة: ماذا يحدث بدون هذا النموذج؟

شحنة أجهزة حاسب تصل الساعة العاشرة صباحاً. المورد متعجل. مأمور الساحة غائب. أمين المستودع يستلم الشحنة مباشرة ويُدخلها للمخزون بدون فحص. بعد أسبوعين يكتشف فريق الجرد أن 3 أجهزة معيبة — وتم استخدامها فعلاً في الإدارات.

من المسؤول؟ لا أحد يعرف. متى دخلت؟ لا أحد يعرف. هل كانت معيبة عند الاستلام أم تعطلت بعده؟ لا إجابة.

ما هو إشعار الاستلام المؤقت؟

وفق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية الصادرة عن الديوان العام للمحاسبة:

ثلاث كلمات جوهرية: مؤقتة — إلى أن يتم الفحص — لا قيود. هذا هو قلب النموذج.

متى يُستخدم تحديداً؟

نموذج 1 يُستخدم في حالة واحدة فقط: لحظة وصول أي شحنة للساحة قبل فحصها. سواء كان:

• أجهزة حاسب ومعدات تقنية في انتظار الفحص التقني
• مواد كيميائية تحتاج تحليلاً مخبرياً قبل القبول
• أدوية ومستلزمات طبية خاضعة لرقابة الغذاء والدواء
• معدات ميدانية تحتاج فحص فنياً متخصصاً
• أي أصناف أخرى يجب التحقق من مطابقتها للمواصفات قبل القبول

محتويات النموذج — كل حقل وما يعنيه

دورة العمل الكاملة — خطوة بخطوة

من يستلم نسخة من النموذج؟

القاعدة الذهبية: لا قيود بموجب هذا النموذج

هذه القاعدة هي الأهم وأكثر ما يُخطئ فيه من يُعِد النماذج يدوياً. نص قواعد المستودعات صريح:

في ضبط، هذه القاعدة مُطبَّقة تقنياً — النظام يمنع أي قيد مخزني ما دامت الأصناف تحت نموذج 1 فقط. لا يمكن لأي مستخدم تجاوز هذا حتى لو كانت صلاحياته عالية.

كيف يعمل نموذج 1 في ضبط؟

عند وصول شحنة في ضبط، إليك ما يحدث تلقائياً:

• الترقيم التسلسلي التلقائي: النظام يُصدر رقماً تسلسلياً فريداً يبدأ من 1 في بداية كل سنة مالية — وفق متطلبات الديوان. لا يمكن تكراره أو تعديله.
• الربط بأمر الشراء: نموذج 1 يرتبط تلقائياً بأمر الشراء الأصلي من نظام المشتريات — أي مطابقة بين ما طُلب وما وصل.
• إشعار لجنة الفحص: بمجرد اعتماد نموذج 1، تُشعَر لجنة الفحص تلقائياً بالبريد الإلكتروني ومن خلال النظام.
• مانع الدخول للمخزون: حتى يُكمَل نموذج 6 ثم نموذج 2، النظام يرفض أي محاولة لإضافة الأصناف للمخزون.
• رمز QR للشحنة: كل شحنة تحصل على QR يمكن مسحه للاطلاع على حالة الفحص في أي وقت.

الخلاصة

نموذج 1 يبدو بسيطاً — لكنه في الواقع البوابة التي تحمي مستودعك بالكامل. بدونه، الشحنة تدخل بلا توثيق. معه، كل حركة موثقة بتاريخ وتوقيت دقيق، ولا شيء يدخل المخزون قبل الفحص.

في السلسلة القادمة: نموذج 6 — محضر الفحص والمعاينة، الذي يأتي مباشرة بعد نموذج 1 ويحدد مصير كل صنف.