نظرة عامة على دورة الاستلام
دورة الاستلام تبدأ من لحظة وصول الشحنة وتنتهي بإدخالها للمخزون رسمياً. بين هاتين اللحظتين 7 خطوات — كل خطوة لها صاحبها ونموذجها ووقتها المحدد في قواعد المستودعات الحكومية.
الوقت الإجمالي المقبول — من وصول الشحنة للمستودع
وفق قواعد المستودعات: لجنة الفحص تنعقد خلال 5 أيام من إشعار الاستلام المؤقت، وأمين المستودع ينقل الأصناف للمستودع خلال 3 أيام من اعتماد مذكرة الاستلام. الإجمالي: 8 أيام عمل كحد أقصى.
الخطوات السبع التفصيلية
دورة الاستلام الكاملة — كل خطوة وصاحبها ووقتها
🚚
١
وصول الشحنة للساحة
⏰ اليوم صفر
نموذج 1
مأمور عهدة ساحة الاستلام يستقبل الشحنة ويُصدر إشعار الاستلام المؤقت.
التحقق من هوية المورد وأوراق التسليم
فحص عدد الطرود مقابل بيان الشحن
تسجيل الشحنة في النظام بنموذج 1
إشعار لجنة الفحص تلقائياً
📋
٢
الانتظار في ساحة الاستلام
⏰ حتى الفحص — حد أقصى 5 أيام
الأصناف في ساحة الاستلام في انتظار لجنة الفحص. لا تُنقَل للمستودع تحت أي ظرف.
تأمين الأصناف في الساحة
إخطار المورد بموعد الفحص
⚠️ إذا تأخرت اللجنة عن 5 أيام — يُبلَّغ مدير إدارة المستودعات
🔍
٣
الفحص والمعاينة
⏰ جلسة اللجنة
نموذج 6
لجنة الفحص تعاين الأصناف وتُقرر القبول أو الرفض لكل بند.
مطابقة المواصفات مع العقد
فحص الكميات والجودة
توثيق قرار القبول/الرفض في نموذج 6
إشعار المورد بالمرفوض فوراً
🚫 المرفوض يبقى في الساحة — لا يدخل المستودع أبداً
✅
٤
إصدار مذكرة الاستلام
⏰ فور اعتماد نموذج 6
نموذج 2
مأمور الساحة يُنشئ مذكرة استلام للكميات المقبولة فقط.
الكميات مسحوبة تلقائياً من نموذج 6
التسعير مُثبَّت في النموذج
اعتماد أمين المستودع وصاحب الصلاحية
إرسال نسخ للإدارة المالية والمشتريات تلقائياً
📦
٥
النقل للمستودع
⏰ خلال 3 أيام من مذكرة الاستلام
أمين المستودع يستلم الأصناف فعلياً ويُدخلها للمستودع.
لصق QR على كل صنف
ترتيب الأصناف في المجموعة التصنيفية الصحيحة
تحديث بطاقة الصنف (نموذج 4) — أمر إضافة
📊
٦
تحديث بطاقات الصنف والمراقبة
⏰ فور النقل للمستودع
نموذج 4 + 5
أمين المستودع يُجري أمر إضافة في نموذج 4، ووحدة المراقبة تُجري موازياً في نموذج 5.
الكمية الجديدة تُضاف للرصيد تلقائياً
مستوى التخزين يُحدَّث ويُطابَق
إذا تجاوز الحد الأعلى — تنبيه تلقائي
💳
٧
إكمال إجراءات الدفع
⏰ بعد اعتماد نموذج 2
الإدارة المالية تُكمل أمر الدفع للمورد بناءً على الكميات المقبولة فقط في نموذج 2.
الدفع على أساس مذكرة الاستلام — لا الفاتورة المبدئية
المرفوض يُخصَم تلقائياً من قيمة الفاتورة
إغلاق أمر الشراء في نظام المشتريات
أين تتعطل دورات الاستلام عادة؟
مشاكل الاستلام التقليدي
لجنة الفحص لا تُشكَّل إلا بعد أسبوع أو أكثر
فحص شكلي دون مطابقة المواصفات التقنية
الأصناف تدخل المستودع قبل اكتمال الأوراق
الفاتورة تُدفَع كاملة حتى لو الشحنة ناقصة
لا QR — البحث اليدوي في المستودع يستغرق ساعات
⏱️ وقت الدورة: 3-4 أسابيع مع أخطاء
الاستلام مع ضبط
لجنة الفحص تُشعَر تلقائياً عند إنشاء نموذج 1
نموذج 6 يُوثِّق كل قرار قبول/رفض بتوقيع إلكتروني
النظام يمنع إنشاء نموذج 2 قبل نموذج 6
الدفع مرتبط بالكميات المقبولة في نموذج 2 فقط
QR على كل صنف — موقعه والرف بضغطة
⚡ وقت الدورة: 4-8 أيام عمل بدقة عالية
هل تريد رؤية دورة الاستلام الكاملة في ضبط؟
من إشعار الوصول إلى إدخال المخزون — كل خطوة في لحظتها الصحيحة
مؤشرات قياس كفاءة الاستلام
كيف تعرف أن دورة استلامك تعمل جيداً؟ هذه المؤشرات يقيسها ضبط تلقائياً:
- متوسط وقت دورة الاستلام: من تاريخ نموذج 1 إلى تاريخ الإدخال لنموذج 4. الهدف: أقل من 8 أيام.
- نسبة الأصناف المرفوضة: مؤشر على جودة المورد وصرامة الفحص. ارتفاعها المتكرر يعني إشكالة في العقد أو المورد.
- نسبة الفروقات في الاستلام: الفرق بين الكمية المطلوبة والمستلمة. يجب أن تتضمن الفاتورة النهائية فقط الكميات المقبولة.
- وقت انتظار لجنة الفحص: كم يوماً بين نموذج 1 ونموذج 6. يجب ألا يتجاوز 5 أيام.
- نسبة الشحنات المكتملة عند أول استلام: كلما ارتفعت كلما كان أداء الموردين أفضل.
كيف يُسرِّع ضبط كل خطوة؟
- إشعار تلقائي للجنة الفحص: بمجرد حفظ نموذج 1 يصل الإشعار لأعضاء اللجنة — لا مكالمات هاتفية.
- نموذج 6 يملأ نفسه من نموذج 1: بيانات الشحنة تنتقل تلقائياً — لا إعادة إدخال.
- نموذج 2 يستقبل الكميات المقبولة فقط: الكميات المرفوضة مُعزَلة بصرياً ورقمياً.
- QR لحظة النقل: أمين المستودع يطبع QR للأصناف الجديدة فور إدخالها — لا تأجيل للوسم.
- أمر الإضافة تلقائي: بمجرد نقل الأصناف، بطاقات الصنف والمراقبة تُحدَّث آنياً.
"كنا نكتشف في الجرد أن المورد سلّم 15% أقل من العقد"
في الطريقة الورقية كانت الفاتورة تُدفَع كاملة وندرك لاحقاً أن الكميات ناقصة. مع ضبط، نموذج 2 لا يُنشأ إلا بالكميات التي وقّعت عليها لجنة الفحص بنموذج 6. أول شهر استردّت الجهة 43,000 ريال كانت ستُدفَع لأصناف مرفوضة. — سلطان العنزي، مدير مستودعات
الخلاصة
دورة الاستلام هي أولى البوابات الرقابية — وأهمها. المال يدخل الجهة في صورة أصناف، وكل ريال يُدفَع دون قبول رسمي هو إهدار مباشر. تسعة أيام عمل كحد أقصى — هذا المعيار ينتظر منك تحقيقه.